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L'inventaire (latin inventus) est une liste exhaustive d'entités considérées comme un patrimoine immatériel ou une somme de biens afin d'en faciliter l'évaluation ou la gestion.
Il est généralement effectué à des moments particuliers : fin d'année ; début de bail (état des lieux) ; fin de vie (inventaire après décès), saisie immobilière, etc. Il peut concerner un patrimoine naturel vivant (inventaires floristiques, faunistiques, mycologiques, écosystémiques...).
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Pour une bibliothèque ou un centre de documentation, l'inventaire consiste à établir la liste des documents possédés par l'établissement. Dans les archives, inventaire désigne un type d'instrument de recherche décrivant chacune des pièces qui constituent un article, par exemple chacune des feuilles se trouvant dans une liasse ou un dossier. L'autre type d'instrument de recherche en usage dans les archives, le répertoire, décrit l'ensemble du contenu d'un article.
La comparaison de la liste avec l'existant est appelée récolement.
Pour les entreprises à but lucratif, il doit être fait pour établir le bilan. Il permet de fixer la valeur du stock et de contrôler si aucune marchandise n'a disparu physiquement (par obsolescence, perte ou vol) ou comptablement (par erreur de gestion) et d'avoir donc une image des stocks réels au moment de l'inventaire.
Pour cela, sont répertoriées toutes les marchandises existantes dans les entrepôts pour les comparer à la liste des achats et des ventes. Si tout se passe bien, les stocks à la date d'inventaire doivent correspondre à la différence entre les entrées et les sorties de stock depuis le dernier inventaire (en tenant compte aussi des stocks qui existaient lors de ce dernier inventaire). S'il manque des marchandises par rapport à ce calcul, il y a lieu de s'interroger sur l'origine des disparitions ou des erreurs de gestion.
Il y a lieu par ailleurs d'apprécier les pertes de valeur marchande des marchandises devenues inutilisables ou obsolètes.
Il est possible d'effectuer des inventaires tournants, portant sur une partie seulement des stocks (et non pas la totalité), afin de ne pas stopper l'activité de l'entreprise pendant cette opération.
Le troisième type d'inventaire est l'inventaire permanent, les produits sont inventoriés après chaque entrée et/ou sortie. Ainsi les stocks physiques sont contrôlés plus régulièrement, les écarts analysés plus rapidement. Cependant cet inventaire n'est pas légalement reconnu, et ne dispense pas d'inventaire global ou annuel, et ne prend pas en compte les produits dormants ou stocks morts mais il facilite l'inventaire annuel en réduisant les anomalies.
D'une manière générale, un inventaire peut être associé à une liste ou un catalogue d'offres et de produits.
Les entreprises ne doivent pas se contenter d'inventorier régulièrement leurs stocks, mais l'ensemble de leurs actifs (biens existants et sommes à recevoir) et passifs (dettes et engagements financiers).
Les particuliers sont amenés eux-aussi à inventorier leurs biens et dettes, de façon occasionnelle ou périodique, tant pour leur propre information régulière qu'à l'occasion de décisions financières (emprunts, placements, gros achats, projets...) ou de déclaration d'impôts, et en cas de succession (par ex. inventaire après décès).
La gestion du patrimoine naturel et la protection de la biodiversité terrestre et marine de la planète, de plus en plus considérés comme un bien commun, sont désormais basés sur un vaste programme d'inventaire et de cartographie (relayé par le CNRS et le Muséum national d'histoire naturelle [1] en France), non seulement pour recenser la faune et la flore de chaque région et pays du monde, mais aussi pour analyser les différents écosystèmes et la sociologie des espèces vivantes (Phytosociologie…), repérer les espèces invasives ou celles en danger d'extinction. Au sein de chaque discipline des sciences de la nature, on voit se multiplier les contributions régionales à ces inventaires écologiques: inventaires botaniques, entomologiques, mycologiques, inventaire et cartographie des corridors biologiques, des réseaux écologiques, etc. La cartographie naturaliste est organisée en mailles territoriales plus ou moins fines, de 16 ou de 50 km². Des observatoires de la biodiversité peuvent coordonner et confronter ces inventaires qui sont utilisés pour l'évaluation des politiques publiques, les études d'impacts, etc..
De ce point de vue patrimonial, le terme a tendance à se généraliser et l'on parle à présent d'inventaire des œuvres littéraires, etc.
Paradoxalement, les comptabilités nationales comportent rarement un inventaire actifs / passifs. Toutefois quelques pays ont été distingués pour leur organisation et leur mise en œuvre d'inventaires spécifiques :
Les poètes surréalistes ont, à leur manière, utilisé l'inventaire comme forme poétique. L'inventaire le plus connu est celui de Jacques Prévert qui mêle délibérément des objets sans rapport apparent les uns avec les autres. De cette expérimentation littéraire est née une expression, on parle ainsi d'« un inventaire à la Prévert ».
Dans tous les cas, une solide méthodologie doit être mise en œuvre pour effectuer un inventaire. On pourra utilement voir l'exemple des informations nécessaires pour le Ministère de la Culture en France. [1]
La masse de données à traiter est souvent telle que l'utilisation d'une base de données informatique est nécessaire.
